繰り返しの作業は、自動で処理
定期受注の登録・請求書の送付・売上レポートの集計・入金の照合。毎月同じ作業を担当者が手でやり続ける必要はありません。すべてのデータはクラウドに保存されます。
What is Automation
自動化すべき業務の基準
業務自動化とは、毎月・毎週繰り返される手作業をシステムが代わりに実行する仕組みです。担当者が手を動かさなくても、設定した条件やスケジュールに従って処理が自動で行われます。
マキナフローでは、定期受注の自動登録・請求書の自動送信・売上レポートの自動生成・入金CSVの自動取込の4つの自動化に対応しています。
これらは「やらなければいけないが、やること自体に価値が生まれにくい作業」です。自動化することで、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。
MakinaFlowで自動化できる業務
金型など備品の期限が近づくと自動メール
未入金の顧客には催促メールを送信
ご注文フォームの情報が得意先マスタに自動保存
Current Challenges
手作業で起き続ける損失
担当者が個別に管理・追跡しているだけでは、以下の問題が静かに発生し続けます。
01
金型などの保管期限を失念してしまう
担当者が個別に保管期限を管理していると、件数が増えるほど見落としが発生します。得意先への事前連絡なしに期限を迎えてしまうと、トラブルや信頼損失に繋がります。
02
未入金に気づかず回収が遅れ続ける
売掛金の入金確認を手作業で行っていると、件数が多い月は確認が後回しになります。未入金の得意先への催促が遅れ、回収サイクルが長期化するリスクがあります。
03
新規顧客はエクセルに情報を入力してもらっている
未だにエクセルで住所や、支払いサイトや銀行情報を提出してもらっており、いただいた情報を手入力で端末や顧客情報のリストに転記している。
What You Can Do
業務自動化でできること
業務データが自動で経営数字に変わります。集計作業は不要です。
Data Flow
自動化により人手を介さず業務が進む
保管期限・未入金・発注情報の管理を、担当者が意識しなくても仕組みが自動で処理します。
FAQ
よくある質問
- 保管期限アラートの自動送信とはどういう機能ですか？
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金型など注文に紐づく備品の保管期限をシステムに登録しておくと、期限が近づいた時点で注文した得意先担当者へ自動メールを送信する機能です。「〇ヶ月後に破棄予定です。継続保管・破棄・再注文をご判断ください」という内容で、得意先の判断を促します。担当者が個別に連絡する手間がなくなり、対応漏れも防ぎます。
- 未入金への催促メール送信とはどういう機能ですか？
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入金期日を過ぎても入金がない得意先に対して、自動で催促メールを送信する機能です。催促のタイミングと文面をあらかじめ設定しておくだけで、担当者が個別に連絡する手間がなくなります。
- 顧客情報の自動取得とはどういう機能ですか？
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発注フォームから注文が入ると、入力された得意先情報が自動的に得意先マスタに保存される機能です。担当者が手入力で登録する必要がなくなり、入力ミスと二重管理を防ぎます。