月末になると、請求書の郵送に時間を取られる。当社(開発元の株式会社小島ラベル印刷)の経理は、以前そうでした。この記事では、請求書を締日ごとの一括メール送信に切り替えて、各締日の作業がどれだけ短くなったかを書きます。
月末の請求書は、全件を印刷して1通ずつ封入していた
当社の請求書の締日は、5日・10日・15日・20日・25日・末の6種類です。なかでも末締めは発行件数が多く、印刷した請求書を1件ずつ封入する作業に数時間かかることがありました。
作業の中身は、全件のプリントアウト、請求書を見て「送る・送らない」を決める目視チェック、三つ折り、封入です。これに2時間以上かかっていました。ただし、この時間は体感で、計測した数字ではありません。
郵送を減らす理由は、手間とコスト・待たせない・月額を避ける
マキナフローをつくるとき、この郵送作業の見直しは絶対にやろうと決めていました。理由はいくつかあります。
ひとつは、紙の請求書を郵送する手間とコストです。請求書を電子化して、PDFをメールで送るなら、すぐに送れて、送信履歴も残ります。
もうひとつは、お客様の経理担当の方をお待たせしたくなかったことです。
そして、請求系のSaaSに頼らないという事も重要です。使い始めれば、結局は月額のコストが発生します。それなら自社システムでやりたい、というのが当社の判断でした。
締日を選んで一括送信。紙が必要なお客様の分だけ印刷される
新しい流れは、締日を選ぶところから始まります。選ぶと、その締日の対象となる得意先が表示されます。対象を確認して送信ボタンを押せば、請求書が一括で発行され、各社の経理担当者へメールで送信されます。
紙の請求書を希望するお客様もいます。そうした得意先の分だけ、メール送信と同時に印刷されます。メールと紙の併用ができるので、全件を一律にメールへ切り替えなくても運用できます。
送信後は、送信済み・未送信・送信エラーの一覧で状況を確認できます。どの請求書が送信済みで、どれが未送信やエラーなのかを、一覧で見られます。機能の詳細は請求管理で紹介しています。
各締日の作業は、体感で約10分
結果として、経理担当の各締日の封入にかかる作業は、PCの処理時間を含めて、体感で約10分になりました。全件の印刷から封入まで合わせた以前の2時間以上と比べても、大きな差です。どちらも体感であり、実測値ではありません。
10分の内訳も体感で、一斉送信と印刷でPCが処理している時間が約5分です。残りは、印刷された請求書の振り分けと、郵送の作業です。いま残っている振り分けは、すでに前払いで入金のあった請求書も発行されてしまうため、それを除く作業です。この作業もなくなるよう、現在は改修を進めています。
紙の請求書を希望するお客様は、いま全体の1%
紙の請求書を希望するお客様は、いまは全体の1%です。以前はもっと多く、次第にメールへ移行してくれました。
紙が減っていった過程には、社内でのやりとりの変化があります。一時期、電話ではなくメールでのやりとりを推奨し、徹底していました。電話は漏れや齟齬が起きることがあります。ビジネスでは、書面に残るメールのほうがふさわしいと考えていました。そのころから、メールやFAXでの注文を注文フォームに切り替え、請求書を送るメールアドレスも、少しずつ回収していきました。メールでやりとりするにはアドレスが必要で、フォームで注文してもらうときにも入力が要るからです。
それでも紙を残しているのは、インターネットに詳しくないお客様が一部にいらっしゃるからです。全員にメールを求めず、紙も選べる形にしています。
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