注文は、メールで来ることもあれば、FAXで来ることも、電話で来ることもあります。お客様が独自に作った発注書が届くこともあり、フォーマットはそろっていません。当社(開発元の株式会社小島ラベル印刷)の受注は、以前こういう状態でした。この記事では、注文の入口を発注フォームに一本化するまでに何を決め、どう変わったかを書きます。
発注書を見ても、どの案件の注文なのか分からない
注文方法がバラバラだと、届く情報の中身もバラバラです。必要な情報が足りないまま届くので、こちらから確認の連絡を入れることになります。この確認のやり取りにかかる手間と、人の手によるミス。情報がそろわないまま進めることが、その両方の原因になっていました。
一番困ったのは、発注書に案件が書かれていないケースです。どの案件の注文なのかを確認しないと、何を作ればいいのか分かりません。「前回通りで」と言われても、前回がどの案件を指すのかが、こちらでは特定できません。
FAXならまだしも、電話で注文が来ることもありました。
確認の電話は、1件の注文につき1回以上。1回10〜15分
フォームにする前の確認は、1件の注文につき1回以上、1回10〜15分の電話になっていました。ここは体感で、記録を取って計ったものではありません。
見積書にリンクを付けて、注文の入口を発注フォームに一本化
そこで注文フォームを設け、見積書に発注フォームのリンクを付けると決めました。フォームを作っただけでなく、見積書から注文に進めるようにしたのは、フォーム経由の注文率を上げるためです。実際に、フォーム経由の注文率は上がりました。
見積書からフォームを開くと、見積りのときの情報はすでに入った状態になっています。お客様が最初から入力し直す必要はありません。
入力は選択式で軽く。数量も送り先も候補から選ぶ
フォームで受け取る情報は、見積番号、既存案件か新規案件か、枚数、データの添付、送り先、試作の有無などです。新規の場合は、企業情報、請求先、利用規約のチェックも加わります。
項目が多いと入力する側の負担になるので、できるだけ軽くしました。入力する内容は、ストレスがないよう選択式にしています。
- 発注数量:見積書は何パターンかの数量で出しているため、その中から選ぶ
- 送り先:何ヶ所かの候補から選ぶ。選ぶと送料は再計算される
- 再注文:発送先住所は顧客マスタに登録済みなので、候補から選ぶだけ
案件に合わせて、表示する項目と隠す項目も切り替えています。
ミスモレがなくなり、こちらから連絡することが「ほとんど」なくなった
必要な情報が理路整然と受け取れるようになり、ミスモレがなくなりました。現在、こちらから内容確認の連絡をすることはほとんどありません。電話やメールにかかる時間は、圧倒的に減りました。どちらも体感で、件数や時間を計った数字ではありません。
注文の受け方を変えただけで、確認の電話が注文のたびに付いて回る状態から抜けられました。発注フォームの機能は発注フォームで紹介しています。
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