メール受注の転記を減らす、得意先用の発注フォーム

発注フォーム

Order Form

メール受注の転記と確認を、フォームで減らす

発注フォームは、得意先が注文内容を入力して送る専用の入力画面です。メールで届く注文は内容の不足や見落としが起こりがちですが、フォームなら必要項目がそろった状態で、そのまま受注データに登録されます。

Current Challenges

メール受注で起こりやすい問題

注文がメール本文や添付ファイルに分かれると、確認・返信・転記が受注のたびに発生します。

Form Steps

発注フォームの一例

見積番号・品番・仕様は見積書から引き継ぎます。得意先が入力する項目は、貴社の受注方法に合わせて設定できます。

What You Can Do

受注側の作業を減らす機能

得意先の入力内容を、そのまま受注処理に利用できます。

見積書からそのまま発注

できること

見積書のリンクから発注フォームを開けます。見積番号・品番・仕様が反映されるため、得意先は必要な項目だけを入力します。

自動引継

見積情報が フォームに自動反映

得意先情報を自動登録

できること

初回発注時に入力された会社情報を得意先マスタへ登録します。受注側で同じ会社情報を入力し直す作業を減らせます。

自動登録

発注と同時に 得意先マスタに保存

発注内容を受注データへ登録

できること

必須項目を設定できるため、必要な情報が揃った状態で受注しやすくなります。不足情報を確認するメールの往復を減らせます。

確認作業を削減

受注1件あたりの処理時間を削減

スマートフォンからも発注可能

できること

得意先はパソコンだけでなく、スマートフォンからも発注できます。社外にいる場合でも注文手続きを進められます。

どこからでもご注文

スマートフォンから 発注可能

Image

発注フォームのイメージ

貴社の受注方法に合わせて、入力項目と表示内容を設計します。
数量・配送先・希望納期・請求情報など、受注時に確認している項目をフォームに設定できます。

得意先が入力した内容は受注データとして登録されるため、メールから転記する作業を減らせます。担当者が変わっても同じ項目で受注でき、処理方法を揃えやすくなります。

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メール受注にかかる作業時間

メール・FAXによる受注では、1件ごとに確認・転記・管理の手間が発生します。

例えば、受注1件あたり10分の処理が必要な場合
月100件で約1,000分（約16時間）
年間では約200時間以上の業務になります。

これに加えて、内容不足の確認、メールへの返信、入力間違いの修正にも時間がかかります。

発注フォームへ移行すると、必要項目を揃えて受注し、その内容をマキナフローへ登録できるため、確認と転記にかかる時間を減らせます。

受注件数が多い会社ほど、削減できる時間は大きくなります。

※手作業で受注管理を行っている場合の一例です

FAQ

よくある質問

発注フォームとはどういう機能ですか？

得意先が注文に必要な情報を入力し、送信できる仕組みです。
入力された内容はマキナフローへ登録されるため、メールから受注データへ転記する作業を減らせます。

得意先はどんな情報を入力しますか？

注文に必要な最低限の情報のみです。
数量・配送先・請求情報などを入力します。見積番号・品番・仕様は自動で引き継がれるため、再入力は不要です。

得意先の負担は増えませんか？

入力項目を必要最低限に設計できます。
見積番号・品番・仕様はあらかじめ反映され、スマートフォンからも発注できます。

初めて発注する得意先の情報はどうなりますか？

入力された会社情報は得意先マスタへ登録できます。
継続取引では登録済みの情報を利用できるため、同じ会社情報を繰り返し入力する作業を減らせます。

メール・FAXで受注している会社でも使えますか？

現在の見積書に発注フォームのリンクを追加できます。
得意先側で専用システムを導入する必要はなく、リンクからフォームを開いて注文できます。

既存の運用と併用できますか？

併用可能です。
一部の得意先から段階的に発注フォームへ移行することもできます。独自の発注書がある得意先には個別対応をすることが出来ます。

発注内容に不備があった場合はどうなりますか？

必要な項目を必須入力に設定できます。
数量・納品先などの入力漏れを送信前に案内できるため、受注後の確認を減らせます。

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